#1 Excel - PROCV ou VLOOKUP

Vou explicar pra vocês uma função do Excel muito útil no dia-a-dia, chamada PROCV. Se o seu Excel é em inglês a função chama-se VLOOKUP. A ferramenta é simples de usar e irá economizar bastante seu tempo!

Imagina que você tem um arquivo no Excel contendo uma lista de pessoas, endereço, bairro, etc. Entretanto, o telefone dessas mesmas pessoas está em um outro arquivo. Você deseja construir uma lista única contendo TODOS os dados: nome, endereço, bairro, estado, telefone...ou seja, unificar as listas. Então, mãos a obra:

1º PASSO: imagina o arquivo a seguir chamado 'LISTA_1.xls':

2º PASSO: agora, imagina que você tem um outro arquivo chamado 'LISTA_2.xls' contendo o TELEFONE dessas pessoas:

ATENÇÃO: veja que ambos os arquivos possuem o campo "chave" CPF em comum. Esse campo "chave" é fundamental para a ferramenta PROCV funcionar. No nosso exemplo, nós poderíamos ter também o campo NOME como "chave" em ambos os arquivos. O importante é que os valores desse campo "chave" sejam únicos, ou seja, que NÃO exista repetição do mesmo CPF no arquivo 'Lista_2.xls', caso contrário, a ferramenta não irá funcionar muito bem.

3º PASSO: agora, no arquivo 'LISTA_1.xls', coluna F, iremos usar a função PROCV para localizar o CPF coincidente no arquivo 'LISTA_2.xls' e retornar o respectivo TELEFONE. Veja como usar a função:

Explicando:

• veja que inseri a fórmula na célula F2 e após a função PROCV, o primeiro parâmetro que informei foi a célula B2. Esse parâmetro deve ser aquele que você deseja procurar no outro arquivo (LISTA_2.xls). Até esse ponto '=PROCV(B2', estamos dizendo o seguinte: "Excel, procura o CPF da célula B2...". Vou completando essa frase mais abaixo.


• depois, veja que o segundo parâmetro foi [LISTA_2.xls]Plan1$A$2:$B$7. Esse parâmetro deve ser aquele onde você irá procurar o CPF, ou seja, o local destino. [LISTA_2.xls] é o nome do arquivo, Plan1 é o nome da pasta e $A$2:$B$7 é o intervalo inicial e final que eu desejo procurar no arquivo LISTA_2.xls. Até esse ponto '=PROCV(B2;[LISTA_2.xls]Plan1$A$2:$B$7', estamos dizendo o seguinte: "Excel, procura o CPF da célula B2 no arquivo LISTA_2.xls entre as células A2 até B7.


• agora você deve indicar o número da coluna do intervalo destino (A2:B7) que você deseja retornar para o arquivo LISTA_1.xls, que é onde estamos usando a função. Portanto, vamos informar o número 2, que corresponde a coluna B. Note que a coluna B, do arquivo LISTA_2.xls é justamente onde tem o TELEFONE. Até esse ponto '=PROCV(B2;[LISTA_2.xls]Plan1$A$2:$B$7;2', estamos dizendo o seguinte: "Excel, procura o CPF da célula B2 no arquivo LISTA_2.xls entre as células A2 até B7 e retorna o valor da coluna 2, ou seja, da coluna B.


• por fim, você deve escrever a palavra VERDADEIRO ou FALSO. Digite sempre FALSO se você quiser encontrar o CPF exato no arquivo LISTA_2.xls. Caso contrário, a fórmula pode retornar o telefone de um CPF "parecido" com o do arquivo LISTA_1.xls. Admito pra vocês que sempre usei o FALSO porque não encontrei uso para a outra opção (VERDADEIRO).

4º PASSO: Pronto! Agora, copie a fórmula para todas as linhas e veja que ele retorna o TELEFONE de todos os CPFs que encontrar no arquivo LISTA_2.xls.

Veja que ele retornou o TELEFONE encontrado no arquivo LISTA_2.xls de todos os CPFs que coincidiram com aqueles do arquivo LISTA_1.xls. Note que ele não encontrou o telefone do 'Joel', cujo CPF 456456 não foi encontrado no arquivo LISTA_2.xls. Por isso, ele retornou o valor #N/D, que quer dizer 'Não disponível'.

That's ALL!

Se você conseguir aplicar essa função com sucesso, vai comprovar os benefícios que indiquei lá no início do post. Se você não conseguir, não desanime! Tente mais uma vez e veja se consegue.

Envie-me email caso precise de ajuda. :)

Abraço e...divirta-se!